仕事が溢れてうんざり！そんな人は「後先順位」をつけるべし！

こんにちは、トヨナガです（@t040aki）。

最近忙しい日々を送っており、目を閉じたら15秒で寝られるくらい寝不足です…。息子の頭突きやかかと落としを食らうので、夜中にちょいちょい目が覚めてしまうのも原因でしょう。
夜寝るのが遅くなる→朝起きられないという状態になっており、もう1ヶ月くらい朝活ができていません。
そろそろ暖かくなるし、朝活再スタートしたいものです。

朝活にも繋がることですが、全ての人に時間は平等に与えられています。
どんなに偉い人も、どんなに成功している人も、1日は24時間です。それ以上でも、それ以下でもありません。

つまり、24時間ダラダラするのも、24時間バリバリ仕事をするのもあなた次第。

よくあるのが、「やることが多すぎてどうしたらいいのかわからない」という状況です。
何をやっていいのかわからないと、どうしても作業の進みが遅くなってしまいます。

そんな人には、Todoリストの作成とTodoリストの整理をおすすめします。Todoリストの作成をする人は多いですが、しっかりと整理している人は少ないでしょう。

Todoリストの整理のコツは「後先順位」なのです。

仕事が溢れている人ほどTodoリストを作るべし！

毎日仕事を始める前に、Todoリストを整理する。作成するメリットは2つ。1つはその日の仕事が明確になること。タスクをこなすことに集中できるので、モリモリ仕事が捗る。2つめは、今日やらなくてもいい仕事を決められる。やらなくていいことを決めるというのは、仕事を行う上で実はとても重要なのだ。

— トヨナガ (@t040aki) 2018年3月8日

「今日もこんなに仕事がある…。」

朝、出社と同時にため息が出てしまう人、いませんか？

その逆も然りで「今日は何して過ごそうかなー」なんて、お気楽に考えている人もいるのではないでしょうか？

実はこの「仕事が溢れてしまって何からしたらいいかわからない」という人と「なんの仕事をしたらいいのかわからない」という人には、共通点があります。

それは、「やること」を整理できていないということです。

仕事が多い人は、何からやっていいかわからない、仕事がない人は何をやっていいかわからないのです。

これって、相当優秀な人でない限り、こういう問題って抱えていると思います。
しかしこれらのことって、Todoリストを書き出すだけで、意外と解決したりするものなのです。

Todoリストの作り方

Todoリストの作り方。これは色々なやり方があると思いますが、僕が行っている方法をご紹介します。
まず、最初のウチは、「思いついた全てのこと」をとにかく書き出します。

例えば、仕事のでAさん、Bさん、Cさんの三人に連絡をしなければならない場合。
三人まとめてリストにするのではなく、Aさんで1つ、Bさんで1つ、Cさんで1つとそれぞれの対象者ごとTodoリストを書き出します。
そうすると、意外とDさんにも、Eさんにもと、連想ゲームのように連絡しなければいけない人が登場します。

デスクの掃除なんかも、「掃除」と一括りにするのではなく、デスク上の掃除、一番上の引き出し、二番目の引き出しなど、分割して書くようにしましょう。
こうすることで、机をまとめて掃除しようと思ったら30分以上かかってしまいますが、1つの作業ならば5分もあれば終わります。

このように、思いついた作業を書き出す→作業を分割化し、分割化したすべてを書き出すようにしましょう。
この時、1つの作業にかかりそうな時間も一緒に書き出しておくと、よりTodoリストとしての性能が上がります。

リストを作成したら整理する

Todoリストができたら、次にこれをそれぞれ整理します。
整理とはつまり、「今日やるべきことかどうか」を判定することです。

Todoリストなので、基本的には優先順位の高いことが書き出されていると思います。
しかし、ここで気をつけて欲しいのは、優先順位で整理するのではなく、後先順位で整理するということです。

整理のコツは「後先順位」をつけること

後先順位とは、とりあえずやらなくてもいいことから整理するようにします。

例えば、連絡する人でAさん、Bさん、 Cさんがいたとします。
これを優先順位で作業すると、Aさんには今日連絡しなければならないから、ついでにBさんとCさんにも連絡しようとなってしまいます。
しかし、実際にAさんにだけ連絡すればいいのであれば、今日のTodoリストにはAさんに連絡とだけ残し、他は明日以降のTodoリストに載せます。
そして実際に、作業はAさんにしか連絡しないようにするのです。

Todoリストを作っただけだと、そのタスクを全てこなすようにしてしまいますが、後先順位で整理することにより今日の仕事を朝の段階で確定できるのです。

無駄な仕事はしないように心がけよう

最初に書いたように、時間は誰にでも平等にあります。
例え5分の作業でも、今日やらなくてもいいことで使ってしまうと、その分絶対にやらなければいけないことに割ける時間が5分短くなってしまうのです。
その分、残業したり、翌日に持ち越したりしなければなりません。そうなると、どんどん作業が後ろにずれていき、結果的に大変になってしまうのです。

また、業務時間を計算し、Todoリストの作業時間を足して多ければ後先順位で翌日以降に、少なければ優先順位で本日の作業を増やすというように、ちょうど良い見込み時間でタスクを管理すれば、その全ての作業終了が本日の業務終了ということになります。

これで、やることが明確になり、無駄な作業をすることがなくなるでしょう。

まとめ

後先順位のススメをご紹介しました。
「やらなければいけないこと」をチョイスしてしまいがちな優先順位では、どうしても業務量が過多となってしまいます。
「今日やらなくてもいいこと」は明日以降に回す後先順位という考え方を身につけることで、1日の業務を調整できるようになるのです。

また、作業を分割することで、事前の準備などもタスクに組み込むことができます。
例えば原稿を書いたりする場合、締め切りは明後日なら、今日は資料集め、明日は執筆、明後日は見直しと提出のように、1つの作業でも計画的に行うことが可能です。

ぜひ、後先順位を身につけて、時間を有効活用できる仕事術を覚えましょう。